Arvete tarkvara

Kui arveid tuleb teha regulaarselt, muutub käsitsi koostamine kiiresti ajamahukaks ning vigade oht kasvab. Hästi valitud arvetarkvara vähendab rutiini, teeb arved ühtlaseks ja aitab paremini jälgida, millised arved on tasutud ning millised on üle tähtaja. Eesti ettevõtete puhul lisandub praktiline vajadus arvestada käibemaksuga, hoida korras kliendiandmeid ja tagada, et dokument vastaks tavapärastele nõuetele.

Mida arvetarkvara teeb igapäevatöös?

Arvetarkvara keskne eesmärk on muuta arveldamine standardseks ja jälgitavaks: arve koostamine mallidest, automaatne numeratsioon, kliendikaardi kasutamine ning toodete/teenuste hinnakirjad. Paljud lahendused võimaldavad lisada maksetingimused, viiviseinfo, saata arve e-postiga ning salvestada PDF-i. Väike meeskonna puhul on väärtus ka selles, et kõik arved ja parandusdokumendid püsivad ühes süsteemis, mitte erinevates failides.

Lisaks põhifunktsioonidele tasub vaadata integratsioone. Praktikas on kasu sellest, kui arveldamine on seotud laoseisu, projektipõhise tööajaarvestuse või raamatupidamisega, et vältida topeltsisestust. Samuti on oluline kasutajaõiguste haldus (kes tohib hindu muuta, kes kinnitab arved), andmete eksport ning arhiiv, mis teeb hilisema kontrolli ja aruandluse lihtsamaks.

Kuidas valida väikeettevõttele sobiv lahendus?

Otsingus kasutatakse sageli väljendit „parim arvetarkvara väikeettevõttele“, kuid sisuliselt sõltub sobivus tööprotsessist, mitte üldisest pingereast. Alusta mahust ja vajadustest: mitu arvet kuus, mitu kasutajat, kas vaja mitut valuutat, kordusarveid, ettemaksuarveid, kreeditarveid või mitut ettevõtet ühe konto all. Kui kliendid on peamiselt ärikliendid, võib oluliseks saada ka e-arveldamise tugi ja dokumendivormingute paindlikkus.

Tehnilise poole pealt otsusta, kas eelistad pilveteenust või kohapeal majutust. Pilvelahendus lihtsustab ligipääsu ja uuendusi, kuid seob sind teenusepakkuja hinnastuse ja reeglitega. Kohapealne lahendus annab rohkem kontrolli, ent nõuab hooldust (varundus, uuendused, ligipääsud). Enne valikut vaata ka andmete väljatoomise võimalusi: kas saad arved, kliendid ja tootekataloogi hõlpsalt eksportida ning vajadusel teise keskkonda viia.

Hinnad ja levinud lahenduste võrdlus

Reaalses elus kujuneb kulu sageli mitte ainult kuutasust, vaid ka kasutajate arvust, arveldusmahust, lisamoodulitest (raamatupidamine, laohaldus, projektid), makselahendustest ja e-arveldamise lisadest. Avatud lähtekoodiga arvetarkvara võib vähendada litsentsikulu, kuid arvestada tuleb majutuse, seadistuse ja hoolduse ajakuluga. Allpool toodud hinnad on ligikaudsed ja võivad erineda sõltuvalt riigist, paketist ning lisafunktsioonidest.

Selles artiklis mainitud hinnad, tariifid või kuluhinnangud põhinevad viimati kättesaadaval teabel, kuid võivad aja jooksul muutuda. Enne finantsotsuste tegemist on soovitatav teha iseseisev uurimistöö.

Avatud lähtekoodiga arvetarkvara: millal on see mõistlik?

Avatud lähtekoodiga arvetarkvara tähendab tavaliselt, et saad tarkvara ise paigaldada ja kohandada ning lähtekood on auditeeritav. See võib sobida ettevõttele, kellel on IT-võimekus või partner, kes aitab majutuse ja uuendustega. Eeliseks on kontroll: andmed võivad jääda sinu infrastruktuuri, integratsioone saab teha täpsemalt ning lukustumise risk ühte teenusepakkujasse võib olla väiksem.

Samas ei ole „tasuta“ alati sama mis „odav“. Vajalikud võivad olla serverikulu, varundus, turvauuendused, e-posti saatmise seadistus, kasutajatoe korraldamine ja arendustööd. Kui arveldus on ettevõtte rahavoo seisukohalt kriitiline, tasub hinnata, kas sul on protsessid ja ressursid töökindluse tagamiseks. Paljudele väikeettevõtetele on praktiline kompromiss pilvepõhine lahendus, mis katab põhivajadused, ning avatud lähtekoodiga variant juhul, kui on selge kohandamisvajadus või andmete paiknemise nõue.

Kokkuvõttes tasub arvetarkvara valikul keskenduda sellele, kuidas see sobitub sinu töövoogu: kui kiiresti saad arve tehtud, kui hästi on tasumata arved jälgitavad, kui lihtne on andmeid raamatupidamisse viia ja kui selge on kogukulu koos lisadega. Kui need punktid on läbi mõeldud, muutub arveldamine pigem juhitavaks protsessiks kui igakuiseks ajakuluks.